Die Festlegung des Umfangs ist für jede Prozessverbesserung unerlässlich. Es ist vergleichbar mit der Festlegung der Projektgrenzen und der Definition, was von den Verbesserungsinitiativen abgedeckt wird und was nicht.
In dieser Phase ist es entscheidend, die Bedürfnisse und Erwartungen der Beteiligten zu verstehen.
Durch die Festlegung des Umfangs kann das Team vermeiden, dass es vom Kurs abweicht, weil es Klarheit und Orientierung hat. Indem es die Bereiche aufzeigt, die verändert werden müssen, schafft es die Grundlage für weitere Maßnahmen.
Die Gruppe zusammenstellen
Bei allen Bemühungen, einen Prozess zu verbessern, muss das Team im Mittelpunkt stehen. Es besteht aus mehreren Stellen, von denen jede wichtige Kenntnisse beisteuert.
Jeder Teilnehmer, vom Datenanalysten bis zum Projektsponsor, ist wichtig für den Erfolg.
Wenn unterschiedliche Standpunkte durch effektive Zusammenarbeit berücksichtigt werden, entstehen umfassende Methoden zur Problemlösung.
Entscheidungsfindungs- und Kommunikationsprozesse werden durch klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten gestrafft.
Die aktuelle Situation erfassen
Es ist wichtig, den gegenwärtigen Zustand der Prozesse zu verstehen, bevor Verbesserungsversuche gestartet werden. Das Dokumentieren der gegenwärtigen Abläufe und das Aufspüren von Ineffizienzen sind Teil der Erfassung des Ist-Zustands.
Diese Phase bietet einen Ausgangspunkt für die Verfolgung von Fortschritten und die Bewertung der Auswirkungen von Änderungen. Sie hilft dabei, verbesserungswürdige Bereiche und Engpässe ausfindig zu machen, um weitere Anstrengungen zu lenken.
Untersuchung der zugrunde liegenden Ursachen
Um praktikable Lösungen zu finden, ist es wichtig, die Ursachen von Problemen zu finden. Die Untersuchung von Prozessnuancen, um die zugrunde liegenden Probleme zu finden, wird als Ursachenanalyse bezeichnet.
Pareto-Diagramme und Fischgräten-Diagramme sind zwei Beispiele für Werkzeuge, die helfen, die Hauptursachen für Ineffizienz zu identifizieren.
Teams garantieren langfristige Erfolge, wenn sie die zugrunde liegenden Probleme angehen, anstatt nur die Symptome zu behandeln.
Erstellen des zukünftigen Zustands
Den idealen zukünftigen Zustand in eine visuelle Form zu bringen, hilft, die Verbesserungsbemühungen zu fokussieren. Um ein ideales Prozessmodell zu erstellen, werden Brainstorming und Benchmarking eingesetzt.
Der gewünschte Zustand dient als Kompass, der die Teammitglieder inspiriert und auf die gemeinsamen Ziele ausrichtet. Bei der Erarbeitung von Lösungen fördert er Kreativität und Innovation.
Veränderungen in die Praxis umsetzen
Verbesserungen umzusetzen ist wichtig. Die Umsetzung von Ideen in die Praxis und die Konzentration auf das Testen und Verbessern sind notwendig, um Veränderungen umzusetzen.
Die Einbeziehung von Interessenvertretern und Teammitgliedern macht es leichter, neue Verfahren zu übernehmen. Laufende Beobachtung und Feedbackschleifen garantieren zeitnahe Änderungen und Zielkongruenz.
Beobachten und steuern
Damit sich Verbesserungen über einen längeren Zeitraum halten, müssen die Fortschritte regelmäßig überwacht werden. Dazu gehört es, die Leistungsindikatoren zu beobachten, sie mit den Zielen abzugleichen und sie gegebenenfalls anzupassen.
Feedback-Systeme erleichtern die kontinuierliche Strategieentwicklung und das Lernen. Innerhalb des Unternehmens wird eine Kultur der kontinuierlichen Entwicklung gefördert, indem Leistungen anerkannt und Lehren aus Fehlern gezogen werden.
Rollen bei der Prozessverbesserung
Teams, die Prozesse erfolgreich verbessern, bestehen aus Personen mit bestimmten Rollen und Verantwortlichkeiten. Jede Position im Team, vom Umsetzer bis zum Sponsor, trägt zu seiner Wirksamkeit bei.
Eine eindeutige Rollendefinition garantiert Verantwortung und fördert die Teamarbeit. Die Erkenntnis, dass jede Position wichtig ist, verbessert den Erfolg und die Leistung des Teams als Ganzes.
Zusammenfassung
Prozessverbesserung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältig geplant, durchgeführt und kontinuierlich bewertet werden muss.
Organisationen können dauerhafte Verbesserungen durch verschiedene Maßnahmen erreichen, z.B. durch die Festlegung des Umfangs, die Zusammenstellung des richtigen Teams, die Bewertung bestehender Prozesse, die Suche nach den Ursachen, die Planung zukünftiger Zustände, die Durchführung von Änderungen und die Verfolgung der Fortschritte.
Erfolg erfordert definierte Verantwortlichkeiten und eine produktive Zusammenarbeit, die Kreativität fördert und organisatorische Größe vorantreibt.
